La nuova generazione delle conversazioni telefoniche è il VOIP, ma, nonostante questa tecnologia sia in uso da diverso tempo, attraverso mezzi come Skype, Hangout, ZoIP Free o VivaVox, in molti ancora non sanno esattamente cos’è e come funziona. Si tratta di una conversazione voce in Real time mediante trasmissione dati digitale, ovvero quella sfruttata per il comune scambio dati in internet.
Molteplici sono gli operatori di telefonia che oggi veicolano le chiamate dei propri clienti sulla rete digitale, visto che è affidabile tanto quanto il sistema di comunicazione analogico.
La sigla che definisce le chiamate in digitale è l’acronimo di Voice Over Internet Protocol che tradotto sarebbe Voce tramite protocollo internet. L’acronimo spiega esattamente l’essenza della comunicazione in VOIP, la quale fa sì che la voce sia in grado di viaggiare in tempo reale su qualsiasi rete basata su protocolli IP, indipendentemente che essi si riferiscano a una rete internet o ad una rete LAN aziendale.
Alcuni provider di telefonia consentono l’utilizzo di questa tecnologia, non solo per effettuare chiamate, videochiamate o videoconferenze verso sistemi dello stesso tipo, ma anche verso numeri che utilizzano ancora la tecnologia analogica come mezzo di comunicazione.
Apparentemente non esistono differenze fra un utente che utilizza la rete per effettuare una chiamata vocale ed un consumatore che invece resta legato alla tecnologia analogica: entrambe per chiamare digiteranno il numero telefonico della persona che si vuole raggiungere, sia esso un cliente che sfrutta la tecnologia digitale o meno, che abbia un numero fisso o mobile, che si trovi sul territorio nazionale o estero.
Essenzialmente la tecnologia VOIP utilizza due protocolli che operano in parallelo per garantire la comunicazione: il primo protocollo è indispensabile per segnalare l’avvio della chiamata ed attivare tutti i processi di codificazione dati, sia audio che eventualmente video, oltre che quelli necessari ad identificare la chiamata e sincronizzarla; il secondo protocollo svolge tutte le attività necessarie a trasportare i dati, rendendo la conversazione, o la videochiamata, disponibile in tempo reale.
Elemento essenziale per mettere in atto una chiamata in digitale è certamente la connessione veloce, come ad esempio le linee ADSL. Utilizzando linee internet ad alta velocità è possibile captare le informazioni vocali analogiche, convertirle in dati informatici, i quali saranno inviati al destinatario sotto forma di pacchetti. Una volta a destinazione il server centrale li ricostruirà fornendo all’utente all’altro capo del filo non dei dati, bensì la voce dell’utente che ha avviato la conversazione.
Sebbene questo appaia come un procedimento molto lungo, e forse anche complesso, in realtà esso è un processo informatizzato che si compie in poche frazioni di secondo.
Quali sono i vantaggi di un centralino VoIP per la tua azienda
1 – Estremamente più facile da gestire rispetto ad un centralino telefonico proprietario. Utilizzi un browser e puoi gestire tutte le funzioni da un’interfaccia semplicissima senza alcun problema e senza alcuna competenza particolare.
2 – Notevoli risparmi grazie alla tecnologia VoIP. Le tariffe VoIP sono estremamente più vantaggiose sia in Italia ma soprattutto con l’estero.
3 – Se il centralino è tuo puoi fare quello che vuoi. È vero che esistono soluzioni in noleggio dai principali operatori telefonici ma così facendo ti leghi mani e piedi all’operatore e se vuoi andartene per qualsiasi motivo è una tragedia. Con un tuo centralino fai quello che vuoi quando vuoi e come vuoi.
4 – Un unico centralino per più sedi. Se hai più sedi metti un centralino solo che serve tutte le sedi distaccate con enormi risparmi di costi.
5 – Unico cablaggio per i nuovi impianti. Eviti di dovere fare il cablaggio per la rete informatica e quello per la telefonia perché il cablaggio è unico per tutto. Notevoli risparmi anche in questo caso.
6 – Segreteria telefonica via email. Sei assente? Chi chiama il tuo interno può lasciare un messaggio che ti verrà recapitato via mail.
7 – Interni “volanti”. Un tuo collaboratore deve lavorare da casa per un certo periodo? Nessun problema. Gli prendi un telefono che lui tiene a casa e quello diventa un tuo interno aziendale. Per chi chiama non cambia nulla e lui può chiamare con i vantaggi del VoIP.
Ce ne sarebbero molti altri ma ti invitiamo a farti chiamare per poterne parlare senza impegno.
Caratteristiche di un Centralino VoIP
Con un centralino VoIP potrai gestire in modo innovativo e semplice tutto il traffico telefonico della tua azienda o del tuo studio.
Oltre a funzioni di gestione del traffico telefonico, il centralino VoIP si occupa di tutta l’attività di reportistica permettendoti di conoscere, in qualsiasi momento e dalla tua postazione, il traffico voce effettuato da ogni operatore, la durata delle chiamate in ingresso e in uscita con i relativi numeri telefonici, dandoti anche la possibilità di registrare le singole chiamate.
Le normali funzioni di un centralino telefonico come trasferimento della chiamata, messa in attesa, conferenza, ecc. sono ovviamente supportate ma eccoti alcune funzioni permesse dal fatto di avere un centralino VoIP.
Connessioni VOIP illimitate
Puoi stipulare quanti contratti vuoi con i provider VOIP e usare uno o l’altro a seconda della convenienza.Puoi anche stipulare più contratti con diversi fornitori contemporaneamente e istruire il centralino in modo da fargli utilizzare uno o l’altro a seconda del numero da chiamare.
Numero di interni illimitato
Il numero degli interni dipende solo dalla configurazione hardware del centralino. La configurazione standard può tenere senza problemi 15 interni ma possiamo configurarti un centralino su misura per le tue esigenze. Rammentiamo inoltre che la soluzione Centralino VoIP è scalabile e può crescere senza problemi con il crescere della tua azienda o del tuo studio.
Amministrazione via browser
Il centralino viene gestito totalmente tramite un normalissimo browser come Chrome, Opera o Firefox per cui l’amministrazione può essere effettuata da qualsiasi computer connesso a internet conoscendo username e password. Potrai variare i messaggi, le musiche e le configurazioni del centralino anche da casa oppure dall’estero mentre sei in viaggio.
Reportistica completa
L’amministratore può conoscere in qualsiasi momento ogni informazione sulle telefonate effettuate e ricevute non solo a livello aziendale, ma anche dal singolo utente. Numeri chiamati o numeri in entrata, durata delle telefonate, orario in cui le telefonate sono fatte, ecc. sono a disposizione dell’amministatore in ogni momento. Tutti i report possono essere esportati in formato CSV o PDF per una facile consultazione. Questo ti permette di tenere sotto controllo la spesa telefonica e di individuare immediatamente chi sta facendo telefonate non permesse.
Casella Vocale
Ogni utente ha a disposizione una segreteria telefonica personale consultabile via telefono oppure via browser dalla propria postazione o, se autorizzato, anche dall’esterno. I messaggi in segreteria possono anche essere inviati come allegati via posta elettronica.
Registrazione del traffico voce
Può essere abilitata o disabilitata per il singolo utente, per un gruppo di utenti o per tutti gli utenti. Se attivata, ogni telefonata in ingresso e/o in uscita verrà registrata in formato digitale WAV o MP3 sul Centralino Shift e potrà essere riascoltata in qualsiasi momento oppure esportata e archiviata come un normalissimo file di computer.
Chiamata VOIP o PSTN
Si può impostare il protocollo di comunicazione e/o la compagnia telefonica da utilizzare a seconda dei numeri che vengono chiamati. Funzione utile per smistare il traffico in base ai costi associati.
Centralino digitale
Si possono caricare sul centralino del file musicali o vocali in formato WAV o MP3 con musiche di attesa o messaggi personalizzati a seconda delle scelte del chiamante. Le musiche o i messaggi possono anche essere personalizzati per singolo utente o per gruppi di utenti.
Gestione delle code in ingresso
Si possono creare più code in ingresso a cui corrispondono un certo numero di telefoni interni che vengono fatti squillare in sequenza finché qualcuno risponde. Oppure programmare il centralino per passare a una coda diversa nel caso in cui la coda di destinazione sia completamente occupata.
Gestione dell’orario o delle festività
Il centralino può essere programmato per rispondere in modo diverso ed eseguire azioni differenti a seconda dell’orario (apertura o chiusura ufficio) del periodo (ferie estive) o del giorno della settimana.
Interconnessione di filiali o sedi remote
Se un’azienda ha più sedi e ognuna di queste ha un centralino VoIP di Shift, i vari centralini possono comunicare in modo che tutte le sedi distaccate possano essere trattate alla stregua di interni e comunicare tra di loro a costo zero.
Gestione della rubrica aziendale
Sempre tramite browser ogni utente avrà la possibilità di consultare la rubrica telefonica aziendale e di chiamare direttamente un collega.
Backup e ripristino
Un’utile funzione che serve a copiare tutte le configurazioni e i dati importanti su supporto esterno in modo da poterli prontamente ripristinare in caso di problemi al centralino.
Gestione blacklist
Il centralino riconosce il numero chiamante e si comporta di conseguenza, ad esempio facendo risultare occupata la linea o instradando la chiamata a un utente o gruppo predeterminato.
Gestione DISA
DISA significa Direct Inward System Access. Questo sistema ti permette di risparmiare nel caso in cui tu debba chiamare un numero all’estero ma tu non sia fisicamente presente in ufficio. Tu potrai chiamare il centralino e quest’ultimo, tramite VOIP, ti metterà in contatto con il numero telefonico estero da te specificato. A tuo carico risulterà la chiamata fino al centralino, ma dal centralino al destinatario verranno utilizzate le tariffe VOIP che sono estremamente più convenienti.
Limitazione delle numerazioni in uscita
I numeri a pagamento possono ovviamente essere bloccati o il loro utilizzo limitato.
Connettore TAPI
TAPI (Telephony Application Program Interface) è uno standard che permette ad applicativi compatibili di effettuare chiamate direttamente senza che si debba usare il telefono. Microsoft Outlook è, ad esempio, uno di questi programmi ma ce ne sono molti altri. Se il tuo gestionale è tra questi, potrai farlo colloquiare direttamente con il centralino senza alcun problema.
Limitazione delle numerazioni in uscita
Tramite il centralino VoIP Shift è possibile ricevere fax sullo stesso numero telefonico e senza hardware aggiuntivo. Il fax verrà riconosciuto in automatico, convertito in pdf e inviato alla casella email selezionata.
