Perchè è importante il business continuity plan
Come abbiamo appreso con l’emergenza COVID-19 e come sa bene ogni azienda del settore pubblico e privato, ogni interruzione del servizio erogato si traduce in un problema, soprattutto oggi che i processi digitali legano a doppio filo la tecnologia con l’operatività e il patrimonio di conoscenze delle aziende. Tuttavia, adottando le giuste contromisure è possibile evitare i fermi operativi, indipendentemente dal fatto che siano causati da motivazioni interne o esterne, come la pandemia con cui oggi ci troviamo a convivere.
Con Business Continuity Plan si intende quel documento che contiene la strategia operativa da adottare per ripristinare la continuità aziendale a fronte di interruzioni ed eventi particolari anche non riguardanti i temi della sicurezza o dell’infrastruttura IT, come successo con la recente pandemia da Coronavirus. In breve, il Business Continuity Plan permette all’azienda di gestire gli eventi critici che ne minacciano la sopravvivenza con il ripristino delle attività nel minor tempo possibile.
Nel piano vengono indicate non solo le attività strategiche da attuare, ma anche costi e referenti per portare alla continuità del business. La tipologia del piano varia a seconda di dimensioni, complessità e tipologia di azienda, ma in tutti i casi stabilisce:
- a livello strategico: la procedura da seguire per gestire correttamente gli eventi critici che minacciano la sopravvivenza dell’azienda;
- a livello tattico: il coordinamento delle attività e dei referenti coinvolti nel Business Recovery Plan;
- a livello operativo: le operazioni da seguire dal team di emergenza.
L’obiettivo di ogni Business Continuity Plan è quello di minimizzare i danni causati da un eventuale fermo aziendale per assicurare un veloce ritorno alla situazione di stabilità iniziale. Non solo: chi sa redigere un accurato piano per la business continuity permette all’azienda di dimostrarsi più resiliente, affidabile e diligente anche in situazioni di crisi. Si tratta di un elemento fondamentale per aumentare la capacità competitiva sul mercato e migliorare la propria reputazione.
COME DEFINIRE IL BUSINESS CONTINUITY PLAN
L’epidemia mondiale di COVID-19 ha rappresentato una condizione di emergenza eccezionale per l’applicazione del Business Continuity Plan per ogni azienda, indipendentemente dalle dimensioni e dal settore di business in cui opera.
Indipendentemente dal fatto di essere una piccola azienda o una multinazionale è essenziale saper mantenere i clienti e proteggere gli asset aziendali anche e soprattutto in tempo di crisi e un buon business continuity plan permette di garantire efficienza ed efficacia del business anche durante le situazioni critiche.
Tra i vantaggi del business continuity plan, che analizzeremo tra poco nel dettaglio, ricordiamo:
- maggior senso di sicurezza per i manager e i dipendenti;
- capacità di offrire servizi e non fermare la produzione durante l’emergenza;
- possibilità di preservare fatturato e reputazione aziendale.
Ogni piano di business continuity dovrà includere:
- obiettivi da raggiungere;
- lista di azioni da mettere in atto per raggiungere tali obiettivi;
- ruoli e responsabilità delle persone coinvolte;
- procedure e protocolli da mettere in atto in caso di emergenza.
Vediamo ora le fasi necessarie a redigere il Business Continuity Plan.
FASE 1: IDENTIFICARE GLI OBIETTIVI DEL PIANO
La prima fase prevede l’identificazione degli obiettivi del piano di business continuity, che dipendono dalle aree aziendali coinvolte nella situazione critica e nell’emergenza. Inoltre, per ogni obiettivo vanno identificati i traguardi da raggiungere per verificare che il piano risponda alle reali esigenze del business.
FASE 2: FORMARE I REFERENTI
Il team di manager che metteranno in atto il business continuity plan deve essere formato ed ogni azienda identificherà un Business Continuity Manager, un assistente a tale manager e un assistente amministrativo per ogni business unit dell’azienda. Se, poi, la continuità di business deve essere assicurata in un’azienda di medie o grandi dimensioni, allora è importante prevedere personale aggiuntivo, formato nell’ambito del crisis management e del recovery management. Non bisogna dimenticarsi di includere nel piano le informazioni di contatto delle persone responsabili.
FASE 3: IDENTIFICARE LE AREE CHIAVE DEL BUSINESS E LE FUNZIONI CRITICHE DELL’AZIENDA
Dopo aver definito obiettivi e referenti, è importante identificare le necessità e le aree chiave dell’azienda ovvero quelle che, in caso di fermo come avvenuto con il lockdown durante l’emergenza COVID-19, rischiano di portare i maggiori danni all’azienda.
FASE 4: ESEGUIRE UN’ANALISI DELL’IMPATTO SULL’AZIENDA DELL’ELEMENTO DI RISCHIO
La quarta fase della realizzazione di un Business Continuity Plan prevede la comprensione dei rischi finanziari, operativi e fisici dell’azienda a seguito di un’emergenza. Tale analisi dell’impatto sul business permette di individuare le conseguenze di ogni calamità naturale o tecnica in termini di: aumento dell’insoddisfazione dei clienti, danni alla reputazione dell’azienda, perdita di fatturato, perdita di dati, perdita di dipendenti, ritardi o cancellazione di nuove opportunità di business.
FASE 5: CREARE UN PIANO OPERATIVO
Si tratta della fase più importante, che porterà alla creazione del Business Continuity Plan vero e proprio con l’indicazione delle strategie di prevenzione del rischio, gestione del rischio e superamento dell’emergenza fino al ripristino della continuità del business.
Nel caso delle strategie di prevenzione del rischio possiamo includere lo smart working e l’utilizzo di strumento per il backup dei dati. Per la gestione del rischio sarà importante identificare procedure, protocolli di sicurezza, modalità di comunicazione, mentre per il ripristino della continuità del business sono fondamentali le azioni che riguardano il personale e le singole attività operative.
FASE 6: CONDURRE UNA REVISIONE ANNUALE
La creazione del Business Continuity Plan non è un’azione da fare una volta soltanto nella vita dell’azienda, dato che cambiamenti socio-economici e crescita dell’azienda portano al cambiamento delle necessità aziendali. Per questo è consigliabile condurre una recisione annuale del piano e aggiornare continuamente le procedure di emergenza e i contatti dello staff coinvolto.
